Унифицированная форма номенклатуры дел

Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1. Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений. Признаки заведения дел 1. В дело помещают только исполненные документы.

Порядок разработки номенклатуры дел

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений. Признаки заведения дел 1. В дело помещают только исполненные документы. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме.

Исключения могут составлять черновики особо ценных документов. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. Объем дела не должен превышать листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок. Подготовка и передача дел в архив Порядок проведения экспертизы, ценности документов в организации.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. Оформление дел. Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ: Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов.

Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно. Составляется заверительная надпись дела. Составляется внутренняя опись документов дела. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На ней указывают: — наименование организации и ее непосредственная подчиненность; — наименование структурного подразделения; — номер дела по годовому разделу сводной описи дел; — заголовок дела; — аннотация к документам дела для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы ; — дата дела тома, части ; — срок хранения дела; — архивный шифр дела.

В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения. Датой дела является год годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив. На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации. Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела включаются в акт. Формуляр-образец, реквизиты, бланки 1. Формуляр-образец 2. Бланки документов 3. Требования к оформлению документов 1. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

C 1 июля г. Постановлением Госстандарта России от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.

Основные отличия и особенности нового стандарта. Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований.

N ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Государственный стандарт 6. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них — Основной государственный регистрационный номер ОГРН , введенный Федеральным законом от 8 августа г. Постановлением Правительства РФ от 19 июня г. N установлено, что Основной государственный регистрационный номер ОГРН проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации.

В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах. В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры — в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения. Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов шаблонов , тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях уставах о них. Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации.

В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Реквизиты документа. Реквизиты документа — обязательные признаки документа информационные элементы: дата, текст, подпись, печать , установленные законодательным нормативным документом — ГОСТом. Унифицированная система организационно — распорядительной документации.

Принят Постановлением Госстандарта России от

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме. Как правильно заполнить номенклатуру дел. Бланк и предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты .

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов. Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив п. Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5. Виды Номенклатура дел бывает трех видов: типовая это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях ; примерная определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется ; индивидуальная каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую. В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются. Порядок формирования и утверждения Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода п. То есть образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку.

Из этой статьи вы узнаете: классификация номенклатуры дел ; требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия; примеры составления номенклатуры дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения и утилизации, оформленный в соответствии с установленном порядком. Все входящие, исходящие и внутренние документы организации с целью обеспечения их сохранности, учета, облегчения идентификации и поиска группируется в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Унифицированная форма номенклатуры дел

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: структурной, производственно-отраслевой и функциональной схемам. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Составление номенклатуры дел 2017

Таблица с перечнем дел. Подписи ответственных работников и руководителя. Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения. Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер. Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Скачать пустой бланк номенклатуры дел.

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

.

Номенклатура дел для новичка

.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

.

Номенклатура дел организации: образец

.

.

Похожие публикации